Quản lý, khai thác và sử dụng bền vững tài nguyên nước là nhiệm vụ vô cùng quan trọng và cấp bách trong trong thời gian gần đây. Bên cạnh những chính sách, quy định của nhà nước về việc quản lý đã được thông qua bằng những luật, nghị định, thông tư về tài nguyên nước thì những công nghệ hiện đại phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về tài nguyên nước cũng được hết sức chú trọng phát triển.
Thu thập và nghiên cứu thông tin là một công tác quan trọng cần thiết cho bất kỳ hoạt động nghiên cứu khoa học nào. Các nhà nghiên cứu khoa học luôn đọc và tra cứu tài liệu, thông tin có trước để làm nền tảng cho nghiên cứu khoa học của mình. Đây luôn là nguồn kiến thức quí giá được tích lũy qua các quá trình nghiên cứu khoa học mang tính lịch sử lâu dài. Vì vậy, việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, thông tin giúp ta có thể hiểu rõ được các vấn đề, tiết kiệm được chi phí và thời gian.
Với mục tiêu hỗ trợ hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong việc lưu trữ, khai thác thông tin cơ bản của các dự án trong lĩnh vực tài nguyên nước, nên bước đầu tiên phải thực hiện khi xây dựng hệ thống là cần phải hiểu rõ yêu cầu thực tế các thông tin cơ bản trong lĩnh vực này. Khi các thông tin được thu thập qua các phương pháp như: quan sát, phỏng vấn, thảo luận, nghiên cứu tài liệu,…Bước tiếp theo là phân loại và xử lý các thông tin trên: Một là xử lý logic đối với các thông tin định tính là bằng cách đưa ra những phán đoán về bản chất các sự kiện đồng thời thể hiện những logic của các sự kiện, các phân hệ trong hệ thống các sự kiện được xem xét; Hai là xử lý các thông định lượng thu thập được từ các tài liệu thống kê hoặc kết quả quan sát, thực nghiệm bằng cách sắp xếp chúng để làm bộc lộ ra các mối liên hệ và xu thế của sự vật (các số liệu có thể được trình bày dưới nhiều dạng, từ thấp đến cao)
Các dự án thuộc lĩnh vực tài nguyên nước có các đặc thù riêng của ngành chính vì vậy một hệ thống trực tuyến cung cấp dữ liệu các dự án phục vụ công tác quản lý nhà nước cần phải làm rõ được những yêu cầu sau: Tính liên tục theo thời gian đối với từng loại tài liệu, thông tin; Tính đồng nhất: đảm bảo theo định hướng đã được phê duyệt; Tính xác thực: được cơ quan chuyên môn, có thẩm quyền xác nhận, tài liệu có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng; Tính phù hợp: tài liệu thu thập cung cấp thông tin về đối tượng điều tra đánh giá tài nguyên nước; Tính cấp thiết: nhằm đạt được yêu cầu nội dung hồ sơ sản phẩm và mục tiêu đề tài, dự án.
Thông tin cơ bản của dự án lĩnh vực tài nguyên nước là những thông tin quan trọng để quản lý dự án trong công tác quản lý nhà nước, vì vậy việc đi sâu, nghiên cứu, khai thác và tổng hợp các yêu cầu thực tế các thông tin cơ bản dự án lĩnh vực tài nguyên nước, là một trong những bước đầu tiên phải làm để tìm ra những phương pháp vừa tiết kiệm chi phí – thời gian mà lại đem lại hiệu quả tốt nhất nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về tài nguyên nước.
