Phòng Thí nghiệm là tổ chức trực thuộc Trung tâm Chất lượng và Bảo vệ tài nguyên nước có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Trung tâm xây dựng các quy trình kỹ thuật trong công tác lấy, bảo quản mẫu nước và phân tích, thí nghiệm chất lượng nước; hướng dẫn, kiểm tra kỹ thuật thực hiện quy trình lấy và phân tích mẫu; đánh giá tác động môi trường đến các nguồn nước.
1. Yêu cầu thử nghiệm của khách hàng
– Khi nhận yêu cầu thử nghiệm của khách hàng thử nghiệm viên lấy mẫu “Phiếu yêu cầu thử nghiệm” Trong hộp hồ sơ Phiếu gửi mẫu thí nghiệm, điền đầy đủ các thông tin về khách hàng và yêu cầu thử nghiệm, thời gian yêu cầu tiến hành thử nghiệm.
– Thử nghiệm viên phải yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin trên “Phiếu yêu cầu thử nghiệm” vì nội dung trong phiếu là cơ sở để thực hiện thử nghiệm và hoàn thiện thông tin trên phiếu trả kết quả thử nghiệm.
– Thử nghiệm viên chuyển “Phiếu gửi mẫu thí nghiệm” đã điền đầy đủ thông tin cho Trưởng phòng xem xét.
– Sau khi Trưởng phòng xét thấy nội dung yêu cầu thử nghiệm của khách hàng là phù hợp với khả năng hiện có của phòng thử nghiệm, Trưởng phòng yêu cầu thử nghiệm viên in phiếu gửi mẫu thí nghiệm. Phiếu gửi mẫu thí nghiệm được làm thành 02 bản: 01 bản giao khách hàng, 01 bản lưu lại tại PTN, sau đó triển khai thực hiện.
– Trong trường hợp mẫu không phù hợp với quy định trong phương pháp thử hoặc không đúng như miêu tả, Trưởng phòng yêu cầu thử nghiệm viên phải trao đổi với khách hàng và ghi nhận vào phiếu gửi mẫu thí nghiệm.
2. Nhận mẫu & phá mẫu
Nhân viên nhận mẫu có nhiệm vụ nhận các loại mẫu được đưa đến phòng thí nghiệm:
– Mẫu do khách hàng mang đến: Nhận, phân loại mẫu.
– Thử nghiệm viên có trách nhiệm phá mẫu, nếu cần thiết.
– Nếu mẫu gửi bằng các hình thức khác sẽ được thử nghiệm viên làm hồ sơ như đăng ký trực tiếp.
3. Lập lịch và phân công công việc
– Trưởng phòng PTN lập lịch thử nghiệm và phân công công việc thử nghiệm cho từng thử nghiệm viên và nhân viên giám sát nếu cần thiết.
– Trưởng phòng PTN bảo đảm thử nghiệm viên được phân công công việc là người có đủ năng lực để thực hiện phép thử cũng như các thông tin cần thiết.
– Trưởng phòng PTN bảo đảm nhận cung cấp tất cả tài liệu, thông tin và các thiết bị thí nghiệm để thử nghiệm viên thực hiện phép thử.
4. Thực hiện thử nghiệm
– Thử nghiệm viên thực hiện phép thử theo quy định của phương pháp chuẩn thí nghiệm tương ứng tại phòng phân tích chất lượng nước.
– Trưởng phòng giám sát (nếu có) theo dõi thao tác của thử nghiệm viên và thực hiện các hướng dẫn cần thiết.
– Thử nghiệm viên ghi nhận các kết quả vào các biểu mẫu quy định.
– Các thử nghiệm viên sau khi thực hiện thử nghiệm các mẫu tại phòng thí nghiệm, các số liệu sẽ được, ghi, chép sổ ghi chép kết quả của từng loại mẫu theo quy định và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả thí nghiệm mình thực hiện.
5. Xem xét kiểm tra kết quả
Trưởng phòng tiến hành kiểm tra sổ ghi chép kết quả thí nghiệm do thí nghiệm viên trình. Nội dung kiểm tra bao gồm:
– Kiểm tra sự đầy đủ các chỉ tiêu thí nghiệm theo yêu cầu của khách hàng.
– Kiểm tra sự phù hợp, hợp lý về số liệu trong bảng kết quả và giữa các biểu đồ, hình vẽ với các số liệu kết quả.
– Kiểm tra lỗi chính tả, sự tuân thủ đúng các biểu mẫu.
– Nếu kết quả thử nghiệm kiểm tra đạt yêu cầu: Trưởng phòng sẽ ký vào kết quả thí nghiệm và trình Giám Đốc phê duyệt.
6. Xử lý công việc thử nghiệm không phù hợp
Nếu kết quả thử nghiệm bị sai sót, không đạt yêu cầu, sẽ xử lý như sau:
– Trưởng phòng sửa trực tiếp lên phiếu kết quả hoặc ghi vào một tờ giấy riêng, (nếu sai sót nhiều) kèm theo kết quả thử nghiệm chuyển lại thử nghiệm viên để chỉnh sửa và thực hiện lại thí nghiệm.
– Hoặc thay thế thử nghiệm viên bằng thử nghiệm viên khác có kinh nghiệm và kỹ năng hơn.
– Xem xét lại máy móc, thiết bị nếu cần tiến hành hiệu chuẩn lại.
– Sau khi thử nghiệm viên hoàn tất việc chỉnh sửa kết quả thử nghiệm theo ý kiến của Trưởng phòng, chuyển toàn bộ hồ sơ thí nghiệm sau chỉnh sửa và hồ sơ lần đầu (có ý kiến chỉnh sửa của Trưởng phòng) cho Trưởng phòng kiểm tra lại.
– Nếu Trưởng phòng kiểm tra các kết quả sau chỉnh sửa đạt yêu cầu thì chuyển toàn bộ hồ sơ sau chỉnh sửa cho Giám Đốc phê duyệt. Các kết quả sai sót chuyển lại cho thí nghiệm viên lưu vào Hộp hồ sơ kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
7. Hoàn tất báo cáo và bàn giao kết quả
* Hoàn tất báo cáo
– Kết quả thử nghiệm sau khi được Giám đốc phê duyệt, sẽ được chuyển lại Trưởng phòng.
– Trưởng phòng chuyển toàn bộ hồ sơ kết quả cho thử nghiệm viên.
Các hồ sơ kết quả sẽ được nhân bản như sau:
– Bảng kết quả thử nghiệm, thử nghiệm viên đánh số theo sổ kết quả thử nghiệm sau đó photo thành 5 bản, đóng dấu pháp nhân Trung tâm Chất lượng và Bảo vệ tài nguyên nước. Riêng 02 bản gốc, chỉ đánh số mà không đóng dấu. Việc đánh số kết quả thử nghiệm được quy định như sau:
– Thử nghiệm viên lập sẵn 02 Phiếu kết quả thử nghiệm (để trống ngày giao nhận) kẹp cùng kết quả thí nghiệm đã đóng dấu (05 bộ) lưu vào hồ sơ Phiếu kết quả thử nghiệm đã giao khách hàng.
– Phiếu gửi mẫu thí nghiệm (bản gốc); Biên bản giám sát thử nghiệm (nếu có); Bảng số liệu kết quả thử nghiệm (bản gốc) được xếp theo thứ tự từ dưới lên trên, cho vào bìa lá, lưu vào hộp hồ sơ lưu kết quả thử nghiệm. Trưởng phòng thử nghiệm hoàn tất báo cáo thử nghiệm.
* Bàn giao kết quả
– Khi khách hàng đến nhận kết quả, thử nghiệm viên lấy từ trong hộp kết quả thí nghiệm giao khách hàng: kết quả thí nghiệm (01 bản chính có đóng dấu – và 05 bản photo có đóng dấu) và 02 biên bản giao nhận kết quả chuyển cho khách hàng kiểm tra và ký nhận.
– Sau khi khách hàng kiểm tra và xác nhận vào biên bản giao nhận, thử nghiệm viên điền ngày tháng, ký nhận và chuyển cho khách hàng 01 bản biên bản giao nhận, 01 bản còn lại lưu vào hộp hồ sơ Phiếu kết quả thử nghiệm.
8. Lưu trữ kết quả
– Sau khi bàn giao kết quả cho khách hàng, thử nghiệm viên lưu trữ hồ sơ thử nghiệm trong hộp hồ sơ lưu kết quả thử nghiệm, theo thứ tự từ trên xuống dưới như sau:
+ Biên bản giao nhận kết quả thử nghiệm lưu trong hộp hồ sơ lưu;
+ Phiếu kết quả lưu trong hộp hồ sơ riêng;
– Kết quả thử nghiệm lưu lại như sau:
+ Kết quả thử nghiệm (bản gốc, chưa đóng dấu);
+ Biên bản lấy mẫu thí nghiệm (nếu có);
+ Phiếu yêu cầu thử nghiệm và nhận mẫu;
Tất cả các hồ sơ kết quả thử nghiệm trên được lưu theo từng “Phiếu yêu cầu thử nghiệm và nhận mẫu” và được để trong bìa lá trước khi lưu vào hộp hồ sơ lưu kết quả thử nghiệm.
9. Lưu trữ hồ sơ
10. Nhận thức và đào tạo
Trưởng phòng thử nghiệm có trách nhiệm hướng dẫn mọi thành viên có liên quan thấu hiểu và thực hiện hướng dẫn này, nhân viên trong phòng thử nghiêm có trách nhiệm làm theo quy trình này và nhiệm vụ mà Trưởng phòng thử nghiệm giao cho.
11. Phụ lục
Biên bản bàn giao kết quả thí nghiệm.
Phiếu gửi mẫu thí nghiệm
Phiếu kết quả thử nghiệm.
12. Bảo mật
PTN trung tâm Chất lượng tuyệt đối bảo mật hồ sơ thông tịn kết quả của khách hàng.
